Guide du responsable RH — La paie Madagascar dans Odoo 18

1Le mois de paie en bref

Tout part des contrats. Les heures et les avances validées pendant le mois arrivent seules dans les bulletins.

1. Fiches d'heures validées→2. Avances approuvées→3. Bulletins calculés→4. Contrôle→5. Validation→6. Écriture comptabilisée→7. Paiement

Avant le 25Faire valider les fiches d'heures supplémentaires du mois, et approuver les avances.

Fin de moisGénérer les bulletins (un lot pour toute l'équipe), les calculer et les contrôler.

PaieValider les bulletins. Le comptable comptabilise l'écriture, puis les salaires sont payés (virement ou espèces).

Vous n'avez aucun calcul à faire : CNaPS, OSTIE, IRSA, allocation familiale, heures supplémentaires et retenues d'avances sont calculés par Odoo. Votre rôle est de saisir des informations justes et de contrôler le résultat.

2Fiche employé et contrat

Deux informations pilotent la paie :

Le nombre d'enfants à charge (fiche employé, onglet Informations privées, rubrique « Situation familiale »). Il donne l'allocation familiale (11 000 Ar par enfant) et une réduction d'IRSA (2 000 Ar par enfant).
Le contrat : salaire mensuel, date de début, type de structure « Madagascar : salarié », état En cours.

Enfants — **Fiche employé** : le champ « Nombre d'enfants à charge ».

Un enfant ajouté en cours de mois compte pour tout le bulletin du mois s'il est saisi avant le calcul. Mettez la fiche à jour avant de calculer les bulletins.

3Heures supplémentaires et heures majorées

Menu Paie › Heures supp. et majorées (ou l'application Heures supp.).

Liste des fiches — **Fiches d'heures** : une par employé et par mois, avec son total et son état.

Saisir une fiche

Cliquez sur Nouveau, choisissez l'employé et la période (le mois).
Ajoutez une ligne par jour : date, type (Heures supplémentaires, nuit habituelle, nuit occasionnelle, dimanche, jour férié) et nombre d'heures. Le bouton Importer depuis Présences remplit la fiche à partir des pointages.
Cliquez sur Soumettre : la fiche passe « À valider ».
Le responsable clique sur Valider. Seules les fiches validées sont payées.

Fiche brouillon — **Fiche en brouillon** : 7 h d'heures supplémentaires et 6 h le dimanche. Le montant estimé se calcule tout seul.

Fiche soumise — **Soumise** : boutons « Valider » et « Refuser ».

Fiche validée — **Validée** : elle sera reprise par le bulletin du mois.

Comment les heures sont payées

Heures du mois	Taux	Cotisations	IRSA
Les 8 premières heures	130 %	Oui	Non (non imposables)
Les heures suivantes, jusqu'à 20 h non imposables au total	150 %	Oui	Non
Au-delà de 20 h	150 %	Oui	Oui
Nuit habituelle / occasionnelle, dimanche, jour férié	+30 % / +50 % / +40 % / +50 %	Oui	Oui

Fiche d'octobre — **Exemple** : 35 h en octobre, soit 8 h à 130 % et 12 h à 150 % non imposables, puis 15 h à 150 % imposables. Montant : 413 333,23 Ar.

Une fiche validée par erreur ? Tant que le bulletin n'est pas validé, cliquez sur Remettre en brouillon, corrigez, soumettez et validez à nouveau, puis recalculez le bulletin.

4Avance sur salaire (acompte du mois)

Menu Employés › Avances sur salaire. L'avance est retenue en une fois sur le bulletin du mois de la demande.

Nouveau : l'employé, la date, le montant et le motif. Indiquez le journal (Espèces ou Banque) et le mode de paiement.
Submit puis Approve (responsable) : Odoo contrôle le plafond (50 % du salaire) et le délai (15 jours après le début du bulletin du mois précédent).
La comptabilité approuve : l'avance est décaissée et passe Approuvée.

Avance sur salaire — **Avance approuvée** de 400 000 Ar le 27/10/2026, payée en espèces. Elle sera retenue sur le bulletin d'octobre.

Règles : une seule avance par mois et par employé, au plus 50 % du salaire (la case « Dépasse le maximum » permet une exception), aucune avance sur un mois dont le bulletin est déjà validé.

5Avance spéciale (prêt remboursé en plusieurs mois)

Menu Paie › Avances spéciales. Le prêt est remboursé par échéances mensuelles retenues sur les bulletins.

Nouveau : l'employé, le montant, le nombre d'échéances et la date de la première retenue. L'échéancier se calcule tout seul (bouton « Recalculer l'échéancier »).
Soumettre, puis Approuver (responsable). Les plafonds de la société sont contrôlés.
Décaisser le jour où l'argent est remis : l'avance passe En remboursement.
Chaque mois, le bulletin retient l'échéance due. Une fois tout remboursé, l'avance passe Soldée.

**Avance spéciale soumise** : 100 000 Ar en 4 échéances de 25 000 Ar, à partir de décembre 2026.

Échéancier — **En remboursement** : 600 000 Ar en 3 échéances. La colonne « Bulletin » montre sur quel bulletin chaque échéance a été retenue.

Une échéance n'est retenue que si l'avance est décaissée. Une avance seulement approuvée n'apparaît pas sur le bulletin.

6Créer et calculer un bulletin

Menu Paie › Fiches de paie › Nouveau.

Choisissez l'employé. Le contrat, la structure « Madagascar : salaire mensuel » et la période se remplissent seuls.
Pour une prime imposable, une saisie sur salaire, une pension alimentaire ou un remboursement de frais : ajoutez une ligne dans Autres entrées (type et montant).
Cliquez sur Calculer la feuille. Les heures validées et les avances du mois sont ajoutées automatiquement aux entrées.

**Nouveau bulletin** : l'employé, puis la période.

Entrée à ajouter à la main	Effet
Prime ou indemnité imposable	Ajoutée au brut : cotisée et imposée
Remboursement	Ajouté au net, sans cotisation ni IRSA
Saisie sur salaire · Cession sur salaire · Pension alimentaire · Autre retenue	Retenue sur le net (sans effet sur l'IRSA)

Ne saisissez jamais à la main les heures supplémentaires ni les avances dans les entrées. Elles viennent des fiches et des avances, et une saisie manuelle serait effacée au calcul suivant.

7Lire un bulletin

**Onglet « Calcul du salaire »** du bulletin d'octobre : salaire 1 407 525,51 Ar, 2 enfants, 35 h d'heures supp., avance de 400 000 Ar.

Ligne	Explication	Montant (Ar)
Salaire de base	Salaire du contrat, au prorata des absences non payées	1 407 525,51
Heures supp. 130 % et 150 % non imposables	8 h + 12 h à 8 120,50 Ar de l'heure	230 622,07
Heures supp. 150 % imposables	15 h	182 711,15
Allocation familiale	2 × 11 000, hors brut (non soumise)	22 000,00
Salaire brut	Base + heures supp. + primes	1 820 858,74
CNaPS salarié / OSTIE salarié	1 % du brut chacun	−18 208,59 ×2
Base imposable IRSA	Brut − heures supp. non imposables − CNaPS − OSTIE, arrondi à la centaine	1 553 800
IRSA	Barème (218 260) − 2 enfants × 2 000	−214 260,00
Avance sur salaire	Avance du 27/10	−400 000,00
Salaire net	Montant à payer à l'employé	1 192 181,56
CNaPS / OSTIE / FMFP employeur	Charges de la société (13 %, 5 %, 1 %), hors net	236 711,64 · 91 042,94 · 18 208,59

Contrôles rapides avant de valider : le net est inférieur au brut plus l'allocation ; l'IRSA n'est jamais positif (c'est une retenue) ; une avance ou une saisie diminue le net ; les heures supp. apparaissent si une fiche validée existe.

8Toute l'équipe en une fois : les lots

Menu Paie › Fiches de paie › Lots › Nouveau.

Nommez le lot (« Paie novembre 2026 ») et vérifiez la période.
Générer les fiches de paie : un bulletin par contrat en cours, déjà calculé.
Contrôlez les bulletins (voir la section 7), corrigez si besoin puis recalculez.
Validez le lot : tous les bulletins sont validés ensemble.

**Nouveau lot** : le nom et la période, puis « Générer les fiches de paie ».

9Valider et comptabiliser

Sur le bulletin contrôlé, cliquez sur Créer une entrée brouillon : le bulletin passe Terminé et une écriture de paie est préparée en brouillon. Les heures supp. passent « Payée » et les échéances d'avance spéciale sont marquées remboursées.
Le comptable ouvre la Pièce comptable (bouton en haut du bulletin), la vérifie et clique sur Comptabiliser.

Bulletin validé — **Bulletin terminé** : le bouton « Pièce comptable (brouillon) » est apparu en haut.

**Écriture comptabilisée** (SLR/2026/00003) : charges, organismes, IRSA, retenue d'avance et net à payer (421000).

Un bulletin terminé ne se modifie plus. En cas d'erreur, le comptable annule l'écriture, puis le bulletin est remis en brouillon, corrigé et validé de nouveau.

10Payer un salaire en espèces

Ouvrez le bulletin terminé, dont l'écriture est comptabilisée.
Menu ⚙ Actions › Payer le salaire en espèces.
Choisissez le journal de caisse, la date de remise et une référence. Cochez « Je confirme que le montant a réellement été remis à l'employé ».
Comptabiliser le paiement en espèces : l'écriture de caisse est créée, le net est lettré et le bulletin passe Payé.
Pour la signature de l'employé : ⚙ Actions › Imprimer le reçu d'espèces.

**Paiement en espèces** : net à payer 1 192 181,56 Ar, journal « Espèces ».

11Questions fréquentes

Question	Réponse
Les heures supp. ne sont pas sur le bulletin.	La fiche doit être Validée et couvrir la période du bulletin. Validez-la, puis cliquez sur Calculer la feuille.
L'avance n'est pas retenue.	Avance sur salaire : elle doit être Approuvée par la comptabilité et datée dans le mois du bulletin. Avance spéciale : elle doit être décaissée, avec une échéance due ce mois-ci.
Un employé a peu de salaire et 3 enfants : l'IRSA est de 3 000 Ar.	C'est normal : l'IRSA ne descend jamais sous le minimum de perception de 3 000 Ar.
Pourquoi l'allocation familiale n'est-elle pas dans le brut ?	Elle n'est ni cotisée ni imposée. Elle est ajoutée directement au net.
« Validez d'abord l'écriture comptable » au paiement en espèces.	Le comptable doit d'abord comptabiliser l'écriture du bulletin.
Un taux ou le barème change au 1^er janvier.	L'administrateur ajoute une nouvelle version datée du paramètre (voir le Guide administrateur, section 8). Vous n'avez rien d'autre à faire.
J'ai validé un bulletin par erreur.	Demandez au comptable d'annuler l'écriture. Le bulletin peut ensuite être remis en brouillon et recalculé.